Se entiende que la gestión documental es aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen de nuestra empresa.
LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
El Programa de Gestión Documental – PGD, contiene las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por la entidad en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta, cuyos lineamientos están articulados con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP1000:2009 .
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final (Acuerdo 027 de 2006 AGN).
A. Archivo de Gestión:
“Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se
realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”. Ley 594 de 2000.
B. Archivo Central:
“En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000.
C. Archivo Histórico:
“Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente”. Ley 594 de 2000
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